PRIVACY POLICY

version 2.0 - February 2024

‍Welcometo Tabanaa - the booking module that coordinates questions around services and care! We welcome your interest in our innovative concept of care tourism. The protection of your personal data is very important to us. We make every effort to protect your privacy and ensure that you can safely entrust us with your personal data. We always handle personal data in a secure and discrete manner, and all reasonable protection measures have been taken to avoid loss, alteration, unauthorized access, accidental distribution to third parties and/or any other unlawful processing of collected personal data.In this privacy policy we describe, among other things, which personal data we process, why we do so, what your privacy rights are and how you can exercise them.

Who we are.

‍Weare Tabanaa CVBA, with registered office in 3500 Hasselt, Kuringersteenweg 172, and registered in the Crossroads Bank for Enterprises under the number 0690.615.551 (hereinafter, "Tabanaa, "we" or "us").We always process your personal data in accordance with the legal provisions in force for the protection of personal data, in particular the Regulation (EU) 2016/679 of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC (hereinafter, the 'AVG') and national implementing legislation.

Some terms explained

For the purposes of this privacy statement, "personal data" means any information relating to an identified or identifiable natural person ("data subject"). An identifiable person is a natural person who can be directly or indirectly identified, in particular by means of an identifier such as a name, identification number, location data, an online identifier or of one or more elements characterizing the physical, physiological, genetic, psychological, economic, cultural or social identity of that natural person. In other words, it is any information on the basis of which a person can be identified. This includes, for example, your name, first name, date of birth, telephone number and e-mail address, as well as your license plate or IP address. The term "processing" is very broad and covers, among other things, the collection, recording, organization, storage, updating, modification, retrieval, consultation, use, dissemination, combination, archiving and deletion of data.
‍

Controller of your personal data ("Controller")

Tabanaa is the data controller. This means that we determine the purposes and means of processing your personal data.

When do we collect your personal data?

Among other things, we collect personal data when you:

• Visiting our website;
• Fill out the contact form on the website;
• Subscribe to our newsletter;
• Making a reservation;
• Register on our platform;
• Using our app;
• Following us on social media (e.g., Facebook or LinkedIn);
• Being active in our community;
• Contact us by other means (e.g., by phone or e-mail);
• Leave a review for our services.

What personal data do we process, why and based on what legal basis?

In the table below you can read: which categories of personal data we process (see column 1), why we do so (the 'purposes' - see column 2) and on which legal basis the processing is based (see column 3).After all, each processing of your personal data is done for one or more specific purposes.In addition, there is always a demonstrable legal basis for each processing. The applicable legal basis, which you can find in the third column 'legal basis', has the following meaning:

'Consent': you have consented to the processing of personal data for one or more specific purposes;'Express consent': you have expressly consented to the processing of certain special personal data, in accordance with Article 9, paragraph 2, a) GDPR;'Agreement': the processing is necessary for the performance of a contract to which you are a party;'Legal obligation': the processing is necessary to comply with a legal obligation incumbent on us as a data controller;'Legitimate interest': the processing is necessary for the protection of our legitimate interests or those of a third party, except where your interests or fundamental rights and freedoms requiring protection of personal data outweigh those interests.

Categories of personal dataPurposesLegal basisIdentificationand contact data (e.g., name, first name, address, phone number, e-mail address), payment data, date of birth, place of birth, IP address and IMEI codeManage accounts and other account servicesAgreementIdentification and contact data (e.g. name, first name, address, phone number, email address), payment data, date of birth, place of birth, IP address and IMEI codeManagement of reservationsAgreementHealth dataTo best understand your health care needs and provide you with appropriate care, we need information about your health.Express consentIdentification and contact data (e.g. name, first name, address, phone number, email address), IP address and IMEI codeProviding good customer serviceAgreementIdentification - and contact data (e.g. name, first name, email address, phone number), reservation history, IP address and IMEI codeCollecting product feedback to improve our products and servicesRightful interestIdentification - and contact data (e.g. name, first name, email address, phone number), IP address and IMEI codeTo inform you, as a prospect, about our offerings (e.g., through newsletters)ConsentUser name, IP address and IMEI codeProvision of our communityAgreementIdentification - and contact data (name, first name, address), reservation historyComply with legal, regulatory and administrative obligations (e.g. detecting fraudulent and other illegal activities)Legal obligationIdentification - and contact data (name, first name, address), complaintsFor the defense and protection of our rightsRightful interest

Your privacy rights

Om u meer controle te geven over de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over heel wat rechten. Deze rechten zijn, onder andere, vastgelegd in artikelen 15-22 AVG.U beschikt over de volgende rechten:
‍
1. Het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken (art. 15 AVG):

U heeft het recht om op ieder ogenblik van ons te vernemen of wij al dan niet uw persoonsgegevens verwerken. Als wij ze verwerken, dan heeft u het recht om deze persoonsgegevens in te zien en bijkomende informatie te ontvangen over:de verwerkingsdoeleinden;de betrokken categorieën van persoonsgegevens;de ontvangers of categorieën van ontvangers (met name ontvangers in derde landen);de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;het bestaan van uw privacy-rechten;het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;de bron van de persoonsgegevens indien wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen;het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.Als wij u geen toegang kunnen geven tot uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld omwille van wettelijke verplichtingen), laten wij u weten waarom dat niet mogelijk is.Ook kan u een kosteloze kopie, in een begrijpelijke vorm, verkrijgen van de verwerkte persoonsgegevens. Let wel, wij kunnen een redelijke vergoeding vragen om onze administratieve kosten te dekken voor elke bijkomende kopie die u opvraagt.

2. Het recht op vergetelheid of om ons te vragen om uw persoonsgegevens te wissen (art. 17 AVG):
U kan ons in bepaalde gevallen vragen om uw persoonsgegevens te wissen. In dit geval dient u er evenwel rekening mee te houden dat wij u geen service meer kunnen bieden indien u dat wenst. Houd er ook rekening mee dat uw recht op vergetelheid niet absoluut is. Wij hebben het recht om uw persoonsgegevens te blijven bewaren wanneer dat nodig is voor, onder meer, de uitvoering van de overeenkomst, de naleving van een wettelijke verplichting of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering. We zullen u daarover nader informeren in ons antwoord op uw verzoek.3. Het recht op rectificatie en aanvulling (art. 16 AVG):
Wanneer uw persoonsgegevens onjuist, verouderd of onvolledig zijn, kan u ons vragen om deze onjuistheden of onvolledigheden te laten verbeteren.4. Het recht op dataportabiliteit of overdraagbaarheid van persoonsgegevens (art. 20 AVG):
Ook heeft u het recht om, onder bepaalde voorwaarden, de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt voor de uitvoering van de overeenkomst of waarvoor u toestemming heeft gegeven, door ons te laten overdragen aan  een andere verwerkingsverantwoordelijke. Voor zover het technisch mogelijk is, bezorgen wij uw persoonsgegevens rechtstreeks aan de nieuwe verwerkingsverantwoordelijke.5. Het recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG):
Indien één van de volgende elementen van toepassing is, kan u ons verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken:u betwist de juistheid van die persoonsgegevens (in dit geval wordt het gebruik ervan beperkt gedurende een periode die ons in staat stelt om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren);
de verwerking van uw persoonsgegevens is onrechtmatig;
wij hebben uw persoonsgegevens niet meer nodig voor de oorspronkelijke verwerkingsdoeleinden, maar u heeft ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
zolang er geen beslissing is genomen over de uitoefening van uw recht op bezwaar tegen de verwerking, kan u verzoeken om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken.
6. Het recht van bezwaar (art. 21 AVG):
U kan op grond van uw bijzondere situatie, bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, indien deze verwerking kadert in ons gerechtvaardigd belang of in de vervulling van een taak van algemeen belang. Wij staken in dat geval de verwerking van uw persoonsgegevens, tenzij we dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan die van u, of wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.7. Het recht om niet aan geautomatiseerde besluitvorming onderworpen te worden (artikel 22 AVG):
U heeft het recht om niet onderworpen te worden aan een volledig automatische beslissing die u aanzienlijk treft of juridische gevolgen heeft.In drie situaties kan u zich niet op dit recht beroepen:als een wet dit toelaat (bijvoorbeeld ter voorkoming van belastingfraude);
als de besluitvorming berust op een uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene; of
als dit noodzakelijk is voor de totstandkoming, of de uitvoering van een overeenkomst (let wel, hierbij maken wij steeds geval per geval een afweging of er minder privacy intrusieve methoden bestaan om de overeenkomst te sluiten of uit te voeren).
8. Het recht om uw toestemming in te trekken (art. 7 AVG):
Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, kan u deze toestemming te allen tijde weer intrekken op eenvoudig verzoek.

Exercising your rights

To exercise these rights, you may contact us by e-mail at the following e-mail address: privacy@tabanaa.com. In order to verify your identity, we will ask you to send a copy of the front of your identity card.You may exercise all these rights free of charge, unless your request is manifestly unfounded or excessive (e.g. due to its repetitive nature). In this case, we have the right to charge you a reasonable fee or refuse to act on your request.

Passing on to third parties

We will only disclose your personal data to third parties in accordance with legal provisions, if you have given your consent or if this is necessary for our services, in particular to the providing hotels, B&Bs, vacation homes or other organizations offering accommodation on our website. Furthermore, we do not transfer personal data to third parties unless we are obliged to do so on the basis of mandatory legal provisions (e.g. transfer to external bodies, such as supervisory or law enforcement authorities).